こんにちは。ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
こんにちは。ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
「Teams の利用をスムーズに始めるポイントが知りたい」「Teams の展開や運用について相談したい」など、今ディスカバリーズに寄せられるお問い合わせの中で目立つのが Teams についてのご相談です。Teams を利用して働き方を改善しようとする取り組みに勢いがついていることを実感します。
そこで今回からは Teams 活用中級編として、特定の部門の活用シーンをサンプルとして取り上げながら、実務における Teams のベストプラクティスをご紹介します。
第1回目は営業部の Teams 活用事例です。
社員ひとりひとりが単独で動きつつも、組織内の連携が欠かせない営業部では、素早いレスポンスや情報共有が出来るTeams が大変役立ちます。今回は、弊社で Teams 活用サービスのご支援を行ったA社（情報サービス業）営業部の例を見てみましょう。
A社営業グループの組織体制およびその中での Teams のチーム構成は以下に示す図の通りです。
①「営業メンバー」チーム：営業部全メンバーで構成されます。営業のメイン業務遂行を目的としています。
②「営業マネジメント・サポート」チーム：マネージャーやリーダー、営業サポートスタッフのメンバーで構成されます。営業部のマネジメントを目的としています。
それぞれのチームでは、チーム内の組織や業務の目的ごとにチャネルを設定しています。
「営業メンバー」で構成されるチャネルは、メンバーが営業の主業務を行うためのコミュニケーションの場です。A社ではこのチャネルの単位に分かれた組織で営業業務を進めているため、組織ごとのチャネル内でやり取りすることで情報が散らばって管理できなくなることを防ぎます。
業務に基づいたチャネルは、それぞれのチームで定常的に発生する作業の単位で設計したチャネルです。こちらのようなチャネルの使い方をする場合は、A社のように何の業務についてのやり取りを扱うか明確にわかるチャネル名を設定することが望ましいです。
それぞれのチャネルで、どのようなコミュニケーションが展開されているのか見てみましょう。
組織に基づいたチャネルでは、特定のテーマについて議論をしたり、会議資料を共有したりといったようにチャット機能をメインで利用しているケースが多く見られます。業務に基づいたチャネルでは、チャットに加えてタブや「いいね！」などの機能を活用し、Teams 以外のツールとの連携やメンバー間のやり取りをより円滑にしようとする工夫が目立ちます。
「11_勤怠連絡」チャネルで各メンバーがその日の作業場所を報告している例です。
オフィスで顔を合わせていなくても、メンバー同士でコミュニケーションを取るタイミングがつかみやすくなります。
「13_情報共有・競合他社情報」チャネルで資料を共有している例です。
ナレッジやベストプラクティスを提供し合う場として利用できます。Teams ではスタンプが利用できます。コミュニケーションが和らぎ、プロジェクトメンバー間の雰囲気を良くするような効果がありますので、弊社の Teams 上でもたまに見かけます。
※画面は事例を参考に弊社で作成したものです。
A社の実際の事例の他にも、営業部で役に立つ Teams の使い方をご紹介します。
「いいね！」を簡易的な投票機能として使った例です。
スレッド上でスピーディーに確認事項の周知ができます。
頻繁に使用するドキュメントのフォーマットや、毎日作成する日報を格納するフォルダのリンク先をタブに設定した例です。
毎日の作業は、こうした工夫を積み重ねて時短していきましょう。
ここでの同僚からのチャットでは、メッセージ中の電話番号やメールアドレスがリンク付きで表示され、画面をタップするだけですぐに対応がとれます。
A社営業部では、数週間 Teams を試験的に導入した後にアンケート調査を行い、コミュニケーションの量や内容、業務の生産性やメンバーの連携がどのように変化したかを調べました。調査結果では、利用満足度の高いチームには、「Teams の使い方について上長からの具体的な指示があった」「チーム内で Teams の使い方を話し合って合意していた」という特徴がありました。
チームメンバーが業務しやすい利用ルールを合意した上で Teams を利用し始めることで、コラボレーション強化や生産性向上につながっていることが分かります。
社内外を問わず飛び回る営業の業務の特徴から、必要な作業に充てられる時間の捻出とメンバー同士のコラボレーションは欠かせません。今回ご紹介した一例を参考に、是非 Teams でご自身のチームを設計してみてください。
次回は、「研究・開発部」での Microsoft Teams 活用シーン事例をお届けします。
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