ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
前回のDiscoveries Blogで反響があったMicrosoft Teamsの記事の第2弾として、今回は、弊社メンバーが社内でどのようにTeamsを利用しているのか、実際の活用方法をご紹介します。
ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
前回のDiscoveries Blogで反響があったMicrosoft Teamsの記事の第2弾として、今回は、弊社メンバーが社内でどのようにTeamsを利用しているのか、実際の活用方法をご紹介します。
かつては新規案件（プロジェクト）が立ち上がると、SharePoint でチームサイトを作成してドキュメント管理や課題管理を行っていましたが、ここ数ヶ月、社内のほぼすべての案件でTeamsによる案件管理を行うようになりました。Teamsで案件を管理していく上でのポイントのひとつとして、チャネル（チーム内で会話をやり取りする画面）をどの単位で設定するか、という点があります。
現状、弊社内のチームにおいてチャネルの分け方は様々ですが、「作成する成果物（アウトプット）の単位」でチャネルを分ける方法が、比較的管理がしやすい印象です。案件を通して定期的に発生する課題や議事録に関しては、既定で設定されている「一般」チャネルで管理するパターンが多いようです。この「一般」チャネルの中で、課題管理については Planner、議事録についてはOneNote を連携させて管理を行っているチームもあります。
Teams では、チームメンバー内のコミュニケーション機能だけではなく、「情報収集・共有ツール」としての機能を利用することができます。これは、チャネルに対してRSS フィードで新着情報を受信する設定を行うことで、受信した最新情報をチームメンバー全員で共有することができる仕組みを利用したものです。現在弊社では、社員全員で構成される「チーム」を作成し、そこに最新の技術情報（予め設定したキーワードに紐づく情報を自動的に受信できる「Googleアラート」と、Microsoft の最新のブログ）が流れてくる設定を行っています。Teamsのチャネルにこうした設定をするメリットには、最新情報の「収集」と「共有」が同時にできる点があります。
従来は、個人のメールBOXやRSSフィードに流れてきた最新情報を、各々が社内ポータルや社内SNS等に都度アップして共有していました。前述の設定を行うことで、チームメンバーはチャネルに流れてきた情報を同じタイミングで受け取ることができるため、メンバーが自ら情報を共有する必要はありません。さらに弊社では、流れてきた記事のスレッドに返信する形でコメントを投稿することで、関連する社内案件やナレッジの共有に話題を展開しているメンバーも見られます。
案件の推進に注力しながら最新の技術情報や世の中の動向を入手するといったように、複数のアクションを同じ製品内で実現できるのは、他の製品にはないTeamsの強みです。同時に、次々と Teams 内にインプットされていく情報を、効率よく管理する方法についても考える必要があります。ディスカバリーズでは、Teams のコミュニケーションツールとしての側面のみならず、情報活用の中核としての役割に注目したサービスに今後力を入れていきます。
次回のDiscoveries Blogでは、Teams利用時の注意点に関する記事をお届けする予定です。
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Microsoft Teams の活用
Teams他、Office365のユーザー向けトレーニング