InSite の「組織テンプレート機能」とハブ サイト機能の連携

ハブ サイト化された社内ポータルサイトを用意するには、事前に複数のサイトが用意されている必要がありますが、作るとなると手間と時間がかかってしまいます。

この課題を解決するのが InSite の「組織テンプレート機能」です。自社オリジナルのサイトテンプレートを利用して、短時間に複数のサイトを展開できます。本記事で詳しくご紹介します。

InSite 「組織テンプレート機能」 概要

「組織テンプレート機能」とは、 InSite ポータルサイトを作成後、自社用にレイアウトや画像をアレンジしたサイトを新しいテンプレートとして登録できる機能です。

テンプレートには、抽出したサイトのリストやドキュメントライブラリ、フォルダやファイルの階層構成を維持する事ができます。

テンプレートは以下の3ステップで簡単に登録できます。

前提および制限事項 (2019/04/15時点)

• 組織テンプレート機能は「 InSite ポータル」のご契約が必要となります。 InSite 文書管理、 InSite ヘルプデスクではテンプレート機能を利用いただけません。
• 組織テンプレートとして登録できるのは、 InSite で作成されたポータルサイトのみ対象です。
• 独自開発したWebパーツを追加したサイトのテンプレート化は、動作保証外となります。

InSite 「組織テンプレート機能」を使用した社内ポータルサイト作成方法

「組織テンプレート機能」事前準備

• InSite ポータルサイトを作成し、そのサイトを自社のカラ―やテイスト、運用ガイドラインに沿ったデザインに変更しておきます。
• インサイト管理者で InSite 管理画面 にサインインし、PowerShellファイル一式をダウンロードします

実行手順

【Step1】登録したいサイトを抽出する(登録したいサイトの管理者アカウントで実行)

Windows PowerShellからツールを実行し、抽出データ(.zip)を保存します。

※ InSite ご契約者様は実行手順の詳細を SiteCopyManual.pdf でご確認いただけます。本情報は一般公開しておりません。

【Step2】テンプレートに登録する (全体管理者アカウントで実行)

テンプレート設定画面から抽出データ(.zip)を登録します。
InSite 管理画面に全体管理者アカウントでサインインし、「設定」から「テンプレート設定」を選択します。次に「新規作成」ボタンをクリックします。

【Step3】 InSite 管理画面にインサイト管理者アカウントでサインインします。

1.「+ 新しいサイトを作成する」をクリックし、タイトル、サイトアドレス、言語、タイムゾーンを指定し、「次へ」をクリックします。

【Step2】で追加されたテンプレートが表示されていることを確認します。ここでは追加したテンプレートを選択し、「次へ」をクリックします。

3. サイトの説明、サイトロゴの説明を入力し、「作成」をクリックします。

以下のようにサイト作成が完了します。

InSite サイト運用者向け使い方ガイド 【動画で見る】組織テンプレート機能を利用する

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抽出元サイトと作成したサイトの比較

以下が正しく複製されていることが確認できます。

1. アレンジしたアイコン
2. 伝言メモ
3. ミーティング情報(イベント)
4. ローテーションバナーの画像
5. 利用設備
6. 各ドキュメント

ハブ サイトと InSite 「組織テンプレート機能」の組み合わせ

整理されていない複数のサイトにおけるこれまでの課題は、ハブ サイトと InSite を組み合わせることにより、その多くを解決することができます。
組織に即して整理されたサイト構造とユーザービリティを持ち合わせるポータルサイトを活用し、社内情報連携による働き方改革を進めましょう。

具体的にかかる費用に加え、実際の導入事例やお客様の声、社内活用の方法など、詳細の情報を以下より無料でご覧いただけます。
社内ポータルの運用でお困りの方は、是非ご活用ください。

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