InSite の「組織テンプレート機能」とハブ サイト機能の連携

ハブ サイト化された社内ポータルサイトを用意するには、事前に複数のサイトが用意されている必要がありますが、作るとなると手間と時間がかかってしまいます。この課題を解決するのが InSite の「組織テンプレート機能」です。自社オリジナルのサイトテンプレートを利用して、短時間に複数のサイトを展開できます。本記事で詳しくご紹介します。

InSite「組織テンプレート機能」概要

「組織テンプレート機能」とは、InSite ポータルサイトを作成後、自社用にレイアウトや画像をアレンジしたサイトを新しいテンプレートとして登録できる機能です。テンプレートには、抽出したサイトのリストやドキュメントライブラリ、フォルダやファイルの階層構成を維持する事ができます。テンプレートは簡単なステップで登録できます。

前提および制限事項（2019/04/15時点）

• 組織テンプレート機能は「InSite ポータル」のご契約が必要となります。InSite 文書管理、InSite ヘルプデスクではテンプレート機能を利用いただけません。
• 組織テンプレートとして登録できるのは、InSite で作成されたポータルサイトのみ対象です。
• 独自開発したWebパーツを追加したサイトのテンプレート化は、動作保証外となります。

InSite「組織テンプレート機能」を使用した社内ポータルサイト作成方法

事前準備：InSite ポータルサイトを作成し、そのサイトを自社のカラーやテイスト、運用ガイドラインに沿ったデザインに変更しておきます。インサイト管理者で InSite 管理画面にサインインし、PowerShell ファイル一式をダウンロードします。

【Step1】登録したいサイトを抽出する（登録したいサイトの管理者アカウントで実行）

Windows PowerShell からツールを実行し、抽出データ（.zip）を保存します。

【Step2】テンプレートに登録する（全体管理者アカウントで実行）

テンプレート設定画面から抽出データ（.zip）を登録します。InSite 管理画面に全体管理者アカウントでサインインし、「設定」から「テンプレート設定」を選択します。次に「新規作成」ボタンをクリックします。

「サムネイル画像」「名称」「抽出ファイルの選択」を設定し、「OK」をクリックします。「表示」にチェックを入れておくと、InSite 管理画面のレイアウト一覧で表示されます。

【Step3】新しいサイトを作成する

InSite 管理画面にインサイト管理者アカウントでサインインし、「＋ 新しいサイトを作成する」をクリック。タイトル、サイトアドレス、言語、タイムゾーンを指定し、「次へ」をクリックします。

Step2で追加されたテンプレートが表示されていることを確認します。追加したテンプレートを選択し、「次へ」をクリックします。

サイトの説明、サイトロゴの説明を入力し、「作成」をクリックします。

以下のようにサイト作成が完了します。

抽出元サイトと作成したサイトを比較すると、以下が正しく複製されていることが確認できます。

1. アレンジしたアイコン
2. 伝言メモ
3. ミーティング情報（イベント）
4. ローテーションバナーの画像
5. 利用設備
6. 各ドキュメント

ハブ サイトと InSite「組織テンプレート機能」の組み合わせ

整理されていない複数のサイトにおけるこれまでの課題は、ハブ サイトと InSite を組み合わせることにより、その多くを解決することができます。組織に即して整理されたサイト構造とユーザビリティを持ち合わせるポータルサイトを活用し、社内情報連携による働き方改革を進めましょう。

ディスカバリーズでは、長年の知見をもとに、SharePoint での社内ポータル作成に関するサポートや、構築・運営に関する伴走型のご支援を行っています。今お困りのことがありましたら、些細な事でも構いませんのでお気軽に お問い合わせ ください。