こんにちは。バーチャルスタッフ 営業担当の鷹野です。
今回は生成 AI ×業務別シリーズと題して、営業プロセスを4つのステップに分解し、各ステップで行うべき取り組み＋生成 AI「バーチャルスタッフ」の活用方法や具体的なプロンプト例をご紹介します。
こんにちは。バーチャルスタッフ 営業担当の鷹野です。
今回は生成 AI ×業務別シリーズと題して、営業プロセスを4つのステップに分解し、各ステップで行うべき取り組み＋生成 AI「バーチャルスタッフ」の活用方法や具体的なプロンプト例をご紹介します。
目次
営業プロセスは、顧客との信頼関係を築き、最適な提案を行い、成果につなげるための一連の流れです。本シリーズでは、営業活動を以下の4つのステップに分けて、各段階でのポイントや生成 AI「バーチャルスタッフ」の活用方法をご紹介します。第一弾では「顧客情報のリサーチ・商談事前準備」に焦点を当て、顧客を深く理解し、商談成功の土台を築く方法を解説します。第二弾以降では「提案書・営業資料の作成」、「商談シミュレーションと顧客対応」、「商談後のフォロー」と、営業活動全体を網羅的に取り上げていきます。本シリーズを通して、営業の各ステップにおける業務効率化や提案力強化のヒントを提供します。
まず営業において、「商談の質は準備で決まる」と言われます。商談前に顧客を徹底的に理解し、明確な目標を持って臨むことは、成功への第一歩です。とはいえ忙しい営業担当者にとって、膨大な情報収集や下調べを短時間でこなすのは容易ではありません。そこで活躍するのが、生成 AI エージェントです。ドキュメントやウェブ上の最新ニュースまで、瞬時に検索・要約してくれるため、人間では見落としがちな情報も網羅できます。日本企業における生成 AI の業務利用率はまだ3割程度*とされていますが、先進的な企業ではこうした AI を営業準備に取り入れ、効率と提案力の大幅向上を実現しています。
（**出典: 経済産業省 “生成 AI 時代の DX 推進に必要な人材・スキルの考え方 2024 ～変革のための生成 AI への向き合い方～” 【2024 年 6 月 28 日発表資料 (PDF)】）
では、営業商談前のリサーチと準備を進める具体的なステップを見ていきましょう。今回は私、鷹野が一週間後に控えたお客様との商談準備をする様子を通じて、「顧客情報のリサーチ・商談事前準備」のポイントを紹介します。
まず取りかかるのは、外部情報の収集です。提案先であるお客様の置かれた状況を理解するため、業界の動向や直近のニュース、そして公式 Web サイトで公開されているプレスリリースや決算情報に目を通します。これは顧客企業を取り巻く外部環境を把握し、「最近どんな追い風・向かい風が吹いているのか」「業界全体の課題は何か」を推測する大事なプロセスです。
しかし、インターネット上には情報があふれており、一つひとつ手作業でチェックするのは大変です。ここでバーチャルスタッフに対して、次のようにプロンプト（質問）を投げかけます。
「ディスカバリーズ株式会社にバーチャルスタッフの提案をしたいと思っています。最新のお客様の情報や競合製品、最新の株価や市場動向を加味してお客様の情報をまとめてください。」
するとバーチャルスタッフは、ウェブ上の公開情報を基に要約して答えてくれました。
これによって、お客様が直面している市場環境や業界の潮流を短時間で把握することができました。
また、お客様の現状と課題や、競合製品との差別化などもまとめてくれます。
外部と内部の情報収集を経て、お客様に関する様々な情報が蓄積されました。次に行うのは、これらをもとに顧客ニーズの仮説を立てることです。つまり「お客様は今、どんな課題を抱えているだろうか？」「今回の商談相手が本当に求めている解決策は何か？」を推測してみる段階です。
バーチャルスタッフに「この会社にバーチャルスタッフの提案をしたいと考えています。どのような課題をバーチャルスタッフで解決する提案をするべきか、ユースケースを考えてください。」とお客様のコーポレートサイトの URL と一緒に送ると、仮説を含めた提案ストーリーを考えてくれます。
準備段階で仮のシナリオを描いておくことで、商談中のヒアリングや提案の深みが増し、相手の真のニーズを引き出しやすくなります。
AI が提示した業界トレンドや過去のやり取りの要点を見返すうちに、「これはひょっとして…？」という気付き（インサイト）を得ました。人間と AI が協働することで、見落とされがちな因果関係や課題の糸口が浮かび上がるのです。
外部環境を把握した次は、内部情報の確認に移ります。自社内に蓄積されたナレッジから関連する情報を調べて、これまでの経緯を踏まえた提案準備をするためです。バーチャルスタッフに、「ディスカバリーズ株式会社とお打ち合わせのため、過去の商談などを教えてください。」と送ると、社内に眠る有益な知見（例えば「以前の商談でどんな提案をしていたか」など）を短時間で把握できました。社内の過去データを踏まえることで、提案内容に説得力を持たせ、「御社では前回○○に課題を感じておられると伺いましたが…」といった具合に、一歩踏み込んだ対話を準備することが可能になります。
最後に、商談当日のアジェンダ（議題リスト）を作成します。商談の目的が曖昧なままだと、限られた時間で要点を話せず双方にとって不完全燃焼に終わってしまう恐れがあります。バーチャルスタッフへ「商談におけるアジェンダと、お客様へアジェンダを送るメール文を考えてください。」と送ると、アジェンダの例とすぐにお客様へ送付できる形式でメール文を生成してくれます。
事前にこれらをまとめておけば、商談のゴールが一層クリアになりますし、抜け漏れも防ぐことができます。
また、お客様へも素早く確実に事前連絡を済ませることができました。
シリーズ第一弾として、今回は営業の商談事前準備への生成 AI（バーチャルスタッフ）の活用法をストーリーとしてご紹介しました。綿密な準備によって得られる安心感と自信は、商談当日のパフォーマンスを確実に高めてくれます。バーチャルスタッフを賢く使いこなすことで、営業担当者は「調べること」より「考えること」に時間を割けるようになります。
次回は商談に向けた提案書・営業資料の作成をテーマにご紹介したいと思います。
ぜひお楽しみに！
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