マーケティング担当の福万です。11月からオフィスをなくしフルリモートへ移行した弊社ですが、先日全員自宅から参加のリモート忘年会を開催！今回は事前準備～当日の様子をレポートします。
マーケティング担当の福万です。11月からオフィスをなくしフルリモートへ移行した弊社ですが、先日全員自宅から参加のリモート忘年会を開催！今回は事前準備～当日の様子をレポートします。
COVID-19の流行をきっかけにテレワークを導入したまたは拡大したという企業も多いかと思いますが、弊社でも2020年11月からオフィスを手放し、全社員フルリモートへと移行しました。テレワークが急速に拡大する中で、あらゆる調査で上位に上るのが「コミュニケーション」に関する課題。
創業当初よりテレワークを導入している弊社では、離れている中でも社員同士のコミュニケーションを大切にしており、その一環として今回初の試みとなる全員自宅から参加のリモート忘年会を開催しました。
リモートでの社員総会も四半期ごとに開催しています。レポートはこちらから
例年ではオフラインで開催していた忘年会、今年はリモートで開催する！と決めたはいいものの、実施に当たっては様々な課題と検討すべき点がありました。
まずは食事の手配です。従来オフラインの忘年会ではデリバリーでピザなどを用意したり、お店を予約したりしていましたが、リモートとなるとそうもいきません。しかし従来のように、「おいしいね」なんて言いながら同じものを共有することも大切にしたい…、との気持ちから私たちが選んだのはお惣菜の宅配サービス。茨城や首都圏～鹿児島のメンバーにまで主催者側でセレクトした特別メニューを当日お届けしました。
次に検討したのが、当日のアジェンダと何を使って開催するのか、です。弊社では日ごろから内定式、入社式、社員総会など様々なオンライン行事は全てTeams会議を使って行っているため、今回もTeams会議で行おう、という話に。しかし、メンバー同士にコミュニケーションをとってもらい、個々にしっかり発言をしてもらうためには、“音声がかぶってしまうことで発言が制限されないか”という懸念点もありました。そんな折、タイミングよくTeamsに実装されたのが「ブレイクアウトルーム」という会議の大部屋→小部屋に分けることができる機能。これを使わない手はない！ということで即採用し、当日のアジェンダに発言しやすい6名程度の小さなグループに分かれての歓談時間を取り入れました。
そのほかにも、全体でのお楽しみ行事としてアジェンダに取り入れたのがビンゴ大会です。ビンゴカードももちろんオンラインで配布、抽選もブラウザ上で行えるサービスを利用し、最後まで全体のモチベーションが下がらない工夫として景品は最後にあみだくじで発表としました。
当日夕方ごろから「（食事が）届いたよ！」という声がちらほら聞こえ、パーティー前のわくわく感もバッチリです。
各々好きなお酒を手にし、代表の島田による乾杯の挨拶でスタート！大部屋では会話がままならないため、そのままブレイクアウトルームへ移動して歓談の時間をとります。振り分けも自動で行ってくれるのでとっても便利です。
6名程度の小さな会議ルームへ自動的に移動し、今年の振り返りやそれぞれのメンバーの近況など歓談。人数も少ないため会話しやすく、合間にはメンバーのお子さんも映り込み、リモート開催ならではの和やかな空気で進行していきます。
ブレイクアウトルームの便利なところは小部屋→大部屋への呼び戻しも可能なこと！時間になると司会から自動的に大部屋へ呼び戻されます。
その後は待ちに待ったビンゴ大会！景品の紹介から始まり、ビンゴカードをブラウザ上で各自準備し、いざ抽選開始です。当選発表用のあみだくじは先着順。リーチの申告や出た番号に一喜一憂する歓声に、離れていてもワイワイと盛り上がります。
最後にはあみだくじで抽選結果の発表です。一人ひとりの結果が発表される中、私自身も一等のサーロイン1kgをゲットしました～！今年の運を最後に使い果たしたかもしれませんね。(笑)
締めは副社長 小野からの挨拶。皆お腹も満たされ、久しぶりにメンバーと会話してひとしきり盛り上がり、また自宅から参加することで家庭のあるメンバーも家事の合間に参加できたり、家族に対しても社内の様子が垣間見えるなど、リモートならではのとても良い時間が持てたと感じました。
当日の様子は報告記事として社内でも発信しています。サムネイルに使用しているのはTeamsの「絆モード」で撮影した集合写真。参加できなかったメンバーからのコメントも寄せられ、ここでもコミュニケーションが生まれています。
ディスカバリーズではこれからもフルリモートの体制を続けていきますが、今後もメンバー同士がコミュニケーションを持てる場を継続的に開催していきたいと思っています。次回のレポートもお楽しみに！
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