急成長に伴う人員拡大に対応し、社内の情報共有体制を変革

山田コンサルティンググループ株式会社は、「持続的成長コンサルティング」に「組織・人事コンサルティング」、「海外事業コンサルティング」など、10の専門領域に対応するプロフェッショナルが連携し、お客様の課題に総合的視野で対応するコンサルティングファームです。2016年には海外コンサルティングへの進出を本格化するなど急成長を続け、2016年から2018年の2年間で、人員を2倍に拡大しています。この変化を受けて課題となってきたのが「社内の情報共有環境」でした。

これまで山田コンサルティンググループでは、電話とメールを情報共有手段の中心として重用しており、ポータルサイトやファイルサーバーなどの活用が不足していました。そのため社内に蓄積しているナレッジなどを、ベテランから新人・中途採用人材まで等しく共有することが難しいといった課題が顕在化してきたのです。そこでグループ内の情報共有環境を刷新し、Microsoft Office 365 に統一するプロジェクトを開始しています。

InSite 活用によって兼任担当一名の手で、わずか2か月で構築

山田コンサルティンググループではこれまでポータルサイトとしてデスクネッツを導入していましたが「社内への浸透が進まず、その機能のほとんどを活用してこなかった」と、管理本部 総務・人事部 中島正太氏は振り返ります。「社内にあるすべての情報にアクセスする“玄関口”として、ポータルサイトは重要な役割を担います。そこで Office 365 に含まれる SharePoint Online を使って、“使いやすく、情報を見つけやすい” ポータルサイトを新たに構築することになりました」

2018年6月にポータルサイトの構築が決まると、7 ～ 8月の2か月でサイトのフレームが完成。9月にデスクネッツからのデータ移行を完了し、10月に正式に社内での活用を開始しています。ここで特筆すべきは構築作業の大半を、管理本部 総務・人事部 泉沙由里氏がほぼ一人で、しかも主業務と兼任しながら行ったことです。

中島氏はしかし、「SharePoint Online だけでは、内製はできなかった」と話します。「実は、前職時代に私自身、SharePoint に手を焼いた経験があります。専門知識がなければ、思い通りのサイトを構築することは難しいでしょう。そこで、今回のプロジェクトではディスカバリーズの提供する『InSite』を活用しています」山田コンサルティンググループでは、“ポータル”“ヘルプデスク”“文書管理”という「InSite」の3つの製品を活用しています。Office 365 の最新のインターフェース「モダンUI」にも対応して、グラフィカルなサイトを容易に作成できる製品です。山田コンサルティンググループが作成した画面では、最新情報を画面上部に配置。各自の直近のスケジュールを表示している左サイドに、「よく使うサービス」へのリンクを分かりやすいアイコンで示すことで、必要な情報へ迷わずアクセスできるようになり、「帳票類がどこにあるか」といった問い合わせを減らすことが出来たと言います。そしてもう一つ有効であったことが、「スマートフォンへの対応」だったと中島氏は言います。
「コンサルタントたちは外出が多く、お客様先から直帰することも日常的にあります。そのため、いつでも社内の情報を確認できるよう、スマホからもポータルにアクセスできます。スマホやタブレットでアクセスしても画面が最適化されるため、非常に見やすく好評です。利用率も高く、InSite 導入はとても効果的でした」

Ｑ＆Ａサイトの新規構築でユーザーと管理者の業務効率向上へ

今回のプロジェクトにおいて活用される InSite の中でも、中島氏たちが特に期待しているのが“ヘルプデスク”です。この製品では、「情報システム部用」「総務用」といったように、標準で2つのQAサイトを作成することが可能です。さらに24時間365日稼働するチャットボット機能も備えており、ITに関するユーザーの困りごとを、スムーズに自己解決へと導くことが可能です。
このQAサイトが公開されれば、「業務効率の大幅な向上」が期待できると言います。「今までQAサイトが存在しなかったこともあり、私たちシステム担当者は、ユーザーからの電話での問い合わせに多くの時間をとられていました。QAサイトが公開されれば電話件数も減り、本来業務に集中できるようになるでしょう。これは、ユーザーにとっても価値があることだと思います。ITの小さなトラブルに時間を奪われることなく、スムーズに解決して業務に戻ることができれば、生産性の向上にもつながると思います」（泉氏）

Office 365 導入後の活用促進など充実の「アフターサービス」を活用

山田コンサルティンググループの情報共有環境刷新プロジェクトは、まだ終わっていません。今後は、InSite の“文書管理” などをフルに活用して、社内に埋もれていたコンサルティングのナレッジや過去事例などを効率的に共有できる「ナレッジデータベース(仮)」の構築など、さまざまな計画が構想されています。中島氏は次のように締めくくります。
「今後のプランとして考えていることはいくつかありますが、まずはポータルに“社員発” の情報掲示が進むよう、ルールなども整備してアナウンスしていきたいと思います。そうすることで、グループ内のコラボレーション活性化につながるのではないかと期待しています。今後、InSite と Office 365 の連携活用を深めていき、ストリーミング機能を使った『研修動画の共有』や効率的な文書管理による、スキルおよびナレッジの共有をさらに進めていく予定です。ポータルが整備されることで、働き方を変える可能性が大きく広がってきたと思います」

お客様のコメント

管理本部 総務・人事部 中島 正太 氏

「SharePoint を使った構築は専門知識がないと少々ハードルが高いのですが、外部の業者にすべての作業をお願いすると、高額な費用が発生します。その点、InSite であれば大幅に費用を抑えることができますし、私たちの「時間」も有効に使いながら内製作業を進めることができます。非常に助かりますね。」

管理本部 総務・人事部 泉 沙由里 氏

「InSite のおかげで、サイトを作ること自体は、非常に簡単に終わりました。おかげで、本来業務にも支障はありませんでしたし、本プロジェクトの成否を左右する『社内ニーズのヒアリング』や旧来環境にあったデータの『棚卸』と『移行』に十分な時間を費やすことができました。」