継続的な業務改善と、高度IT人材の実践教育に資するEUCへ

ICT に精通した技術者や多様なエキスパートの育成を図るため、開学当初より学内 ICT 環境への投資を積極的に行ってきた東京工科大学は、学内全システムの「運用効率化」と、システム活用による「業務効率の向上」を併せて達成するために、2013年から2年がかりで、大規模なプロジェクトに取り組んできました。それが、“学内ネットワークの無線化”、“全学内システムのフル・クラウド化”と、学生および教職員自身の手で継続的な改善を図る“エンドユーザー・コンピューティング (EUC)の開始”です。

このプロジェクトにおいて、東京工科大学の情報共有基盤には、Microsoft Office を始め、さまざまなサービスがパッケージされた Microsoft Office 365 が活用されています。その中でも、EUCの実現を後押しするアプリケーション基盤として、重要な役割を期待されたのが、SharePoint Online でした。

東京工科大学 メディアセンター長 コンピュータサイエンス学部 田胡和哉教授は、その狙いを次のように説明します。
「システム導入後、継続的な改善を図るためには、実業務に携わる教職員の手で改善できることが理想です。その点、SharePoint は、カスタマイズの自由度が高く、EUCの実践に非常に効果的であろうと期待したのです。」
さらに、教育面においてもEUCの効果が期待できると、田胡教授は続けます。
「学生たちがITコンサルタントとしてコア・バリューを提供できる人材に育つためには、大学にいる間から実際のシステムに触れて、業務とシステムの関係を俯瞰できる環境づくりが必要です。そのために SharePoint などを活用したEUCの場を広げ、学生がシステムの改善に参加できる機会を作るなどの教育的活用も視野に入れています。」

EUC の実現に向けた「最後の障壁」を、InSite でクリア

しかし、EUC の実践の前には、大きな壁が立ちはだかっていました。
SharePoint のシンプルな画面を、誰の目にも分かりやすいグラフィカルなサイトへとカスタマイズするには、ハイレベルなスキルが必要とされたのです。「EUC には、全教職員の参加が必要です。そこで、誰でも SharePoint を活用できるように、“高すぎる壁”にハシゴをかける必要がありました。」と田胡教授は言います。そして、全学フル・クラウドを成し遂げたパートナーである株式会社ページワンに相談を行った結果、“SharePoint にかけるハシゴ”として白羽の矢が立てられたのが、ディスカバリーズの提供する「InSite」でした。

少ないコストと労力で「フルに活用できる」ポータルサイトに変貌

現在、InSite を活用した東京工科大学の「教職員ポータル」では、教員の予算管理、出講管理など、必要な機能を職員自身の手で順次追加しながら活用されています。その評価は高く、学部によっては「部内の情報共有に、専用のサイトを作りたい」という声も寄せられていると言います。しかし、「当初は導入に反対する意見もあった」と、蒲田キャンパス 事務局 業務課 松本憲太郎 氏は振り返ります。

「本学で導入していた Office365 は、高等教育機関向けに特別に用意された“無償プラン”でした。無償で使えるサービスに、たとえ少額であろうと追加費用を払うことに抵抗が生じるのは当然です。本学でも当初は、私たち職員が業務の傍らにカスタマイズできないか努力してみました。しかし、“本当に活用されるサイト”を、片手間に作ることは出来ませんでした」

実は、東京工科大学では、旧来の教職員ポータルサイトについてアンケート調査から重要な教訓を得ていたと言います。 「旧教職員ポータルの活用率は、私たちの予想を大幅に下回っていました。機能は同じでも、ユーザインターフェイス(UI)設計が悪ければ、使われなくなってしまうことが、よく分かりました」(松本氏)。
この教訓を活かすために、東京工科大学ではディスカバリーズとのコミュニケーションを開始。「 InSite を使ったUI」と「自分たちで作れるUI」を比較すると、その違いは「明白だった」と松本氏は振り返ります。

「機能や情報が分かりやすく配置されており、使いやすさの違いが明白でした。たとえ無償のサービスであっても、使われなければ、運用にかける労力が無駄になります。低額かつ短期に導入できる InSite で有意義なポータルサイト活用が実現できることが分かり、学内の迷いも晴れました。運用を開始した今は、その判断の正しさを実感しています」

お客様のコメント

メディアセンター長 コンピュータサイエンス学部 田胡和哉 教授

「システムの大枠は、やはりプロフェッショナルの力を借りて構築するのが一番です。その上で、たとえば帳票の見せ方や、レイアウトなど、実際の業務に沿ったフロントエンドの部分は、自分たちで容易にカスタマイズできる仕組みが理想的です。その点では InSite の存在は非常に有効だったと思いますし、今後ますますユーザ自身の手でカスタマイズできる領域が広がっていけば、大変ありがたいですね。期待しています」

蒲田キャンパス 事務局 業務課 浅倉典男 氏

「ディスカバリーズと対話している中で、『SharePoint でここまで出来るのか』という気付きもいくつかもらいました。おかげで、思っていた以上に使いがいのあるサービスであることが分かったこともメリットですね。InSite は、SharePoint の標準機能をうまく活用できるように作られています。そのため、将来に渡って安心して活用できるのも評価できます」

蒲田キャンパス 事務局 業務課 松本憲太郎 氏

「InSite 導入に際してはディスカバリーズと対話を重ね、本学にもっとも適した形にカスタマイズしてもらえました。非常に親密に対応してもらえましたし、上長に見せるためのテストページなどもあっという間に出来上がりました。おかげで、2014 年の冬に最初の相談をしてから、翌年4月1日のサービスインに無理なく間に合いました。このスピード感も InSite のメリットだと思います」

株式会社ページワン 営業本部 営業部長 中谷央 氏

「Office 365 というクラウドサービスには、お客様の情報基盤を最適化するための仕組みが一通り揃っています。当社単体で、そのすべてを掘り下げて作り込んでいくよりも、SharePoint 活用に特化したディスカバリーズさんのようなパートナーと協業することで、お互いのコア・バリューを、お客様に対して適正なコストで提供できることは、当社にとってもメリットです」