多様な働き方に即した「社内情報インフラ」の必要性 

全国各地で働く社員に対して、いかに効率的・効果的に情報を伝えていくか。 働き方の多様化が進む中、多くの企業がこの課題に直面しています。 
コミュニケーションツールがパソコンだけでなく、スマートフォンに広がるなど複雑化する中、プレナスでも、社内報サイトへのアクセスの減少が見られるなど「社内情報の平等化」が担保しづらい状況に。この状況を抜本的に解決し、さらなる改良を目指すべく、コーポレートコミュニケーション室とデジタルプラットフォーム部を中心に、社内情報サイトのリニューアル企画が立ち上がりました。 

原野氏

「かつてはイントラネットの社内報を通じて情報を発信しておりましたが、スマートフォンの普及やグループウェアの切り替えなどを背景に、社員の働く環境の変化に対応したコミュニケーションツールを可能な限りスピーディに構築することが喫緊の課題でした。」

社員有志が集まり、理想のコミュニケーションプラットフォームを構築 

本プロジェクトに際しては、浮き彫りになってきた各種の課題を背景に、社員の利用環境や導線に合わせた「アクセス性の改善」および「サイト構築の最適化（情報や機能の取捨選択・再整理）を第一としつつ、「社内コミュニケーションの活性化・双方化」までを視野にコンセプトが組まれました。 

原野氏

「端的に言うと「すべての社員にとって、使いやすくて、わかりやすくて、見るのが楽しくなるサイトの実現」です。そうすることで社員の働きやすさを高めるというのが本プロジェクトの最大の目的でした。 」

プロジェクトの進行に当たっては、多くの意見を取り入れるべく、全社員を対象にメンバーを募集。ボードメンバー5名に加え、公募によって集まった15名のプロジェクトメンバーとともに業務の実行や現場の声に合わせて企画が進められました。ディスカバリーズでは、ボードメンバーのみなさんとディスカッションなどを重ねながら、プロジェクトメンバーとの意見交換も交え、プレナスが目指す「新コミュニケーションプラットフォーム」の実現をサポート。コンセプトメイクから具体的なサイト構築、導入までを支援しました。ボードメンバーの一員である、デジタルプラットフォーム部の今井氏は、パートナーとしてディスカバリーズを選んだ理由としては「ディスカバリーズのクラウド製品を利用している他社ユーザーの方の推薦」が大きかったと言います。

今井氏

「Discoveries InSite や Discoveries engauge を使っている知人からの紹介が最初のきっかけです。やはり、実際に使用している人の意見や評価は信頼できます。事前に私自身もユーザビリティなどを確認したのですが、非常に使いやすくて、画面に関しても Instagram や X (旧Twitter ) のような感覚で、みんなに抵抗感なく使ってもらえるだろうと思いました。費用、開発・導入に要する時間、SaaS 型といったところも弊社の要望にかなっていたため、導入を決めました。」

明快なコンセプトで検討の制度とスピード感を高める 

多くのメンバーの声を探り入れながらのプロジェクト進行は、多様な意見が反映される一方、意見がまとまらずに迷走する可能性もあります。そこでディスカバリーズでは、メンバーが同じ方針・基準で判断ができるように、誰もが肌感覚として理解・納得できるコンセプトづくりを提案。その結果、「はたらくをサポートする」「つたわる」「つながる」というシンプルかつ明快なコンセプトが生まれ、迅速かつ円滑にプロジェクト開発でさらなるスピードアップを図るとともに、実際の仕上がりをイメージしながら、情報設計や機能、ユーザビリティ等の検討ができる環境及びフローを提供しました。 

情報発信やコミュニケーションへの意欲が向上 

2021年3月にプロジェクトはスタートした新コミュニケーションプラットフォーム「プレナビ」は、同年10月に正式オープンとなりました。 
見る人の関心を引くための配置や、画像・動画の埋め込み方法の提案により、課題に感じていたアクセス数やページプレビューが約50％向上、さらに、誰もが運用しやすく親しみを持てるUIにより、会社からの発信だけでなく、社員自ら情報発信するなどポジティブな行動変容とコミュニケーションの活性化を実現しました。 

1. コンテンツアクセスの向上 

コミュニケーションを司るポータル全体と各ブランドの役割を整理し、特に社員全体で共有が必要な社内報の導線を強化しました。
リニューアル後はアクセス数やページビューが約1.5倍に伸びているとのことです。

竹下氏

「以前のサイトとは楮が違うので単純比較はできませんが、プレナビ導入から現在までのタイムラインのPV数の推移を見たところ、約1.5倍に伸びており、徐々に社員に受け入れられていることを実感しました。 」

2. 情報発信への意欲向上 

「プレナビ」の構築においては、会社から社員への情報伝達だけでなく、社内コミュニケーションの活性化も大きなテーマ。その点に関しても、社員みずから積極的に情報を発信する例が増え始めているといいます。

原野氏

「多くの部署から「記事を出したい」という声が上がってきており、情報発信への温度感が確実に高まっています。これは、導線設計などで記事のアピール度が上がったことに加え、動画や写真などビジュアル的なアウトプットがやりやすくなったことも影響しているかと思います。」

3. コンテンツ制作が容易に 

ディスカバリーズでは今回のプロジェクトにおいて、ツールやサイトの構築に加え、運営面での付加軽減・効率化などもサポート。 
プロジェクト完了後は、プレナス社内で「自走可能な状態」を目指しました。その点に関しても、日々のサイト運営において顕著な効果が見られています。 

竹下氏

「以前は更新のために専用ソフトやそれなりのスキルも必要でしたが、今回のツールは画面を見れば直感的に機能がわかりますので、誰でも簡単に使えます。」

今井氏

「オープン後に、私たち自身で新たに2つのブランドポータルを追加したのですが、本当に簡単に構築・導入ができました。よほど特殊なことをしない限り、マニュアルなどもほとんど不要なレベルです。」

業務をサポートする環境に

コンセプトの大きな軸である「働くサポートする」に関しても、業務効率の向上などの効果が徐々に生まれている様子。プロジェクトメンバーのみなさんも、意識や行動の変化を実感しているそうです。

もっと広く、もっとつながりあえるポータルに。

「プレナビ」によって、コミュニケーションプラットフォームが完成。

これからは「この仕組みを使って、より多くの人が双方向的に情報や意見を交換し合う文化を作っていきたい。発信する情報の質や頻度、発信者の数、そして、発信に対するリアクションなどを向上させていくことで、社内の一体感、”ワンチーム”の意識を強化していきたい」と原野氏は語ります。さらに将来的には、店舗を支えるクルーの方々や社員のご家族にまでもコミュニケーションの輪を拡大するといった理想も思い描いているそうです。 

ディスカバリーズでは、プレナス様が描く未来像に向けて、詳細なサイト活用データの収集やレポーティングのための機能追加などを進めつつ、「プレナビ」のさらなる拡充および活用促進をサポートし、”ワンチーム”の醸成に貢献したいと考えています。

総務本部 コーポレートコミュニケーション室リーダー 　原野 貴子氏

「全社を巻き込んだアジャイル型の開発は初めての経験でしたが、おかげさまで円滑に進行できました。より一層のコミュニケーションの活性化・本格化が次の課題。ディスカバリーズさんには、今回の経験を活かし、引き続き伴走をお願いしたいと思っています。 」

DX本部 デジタルプラットフォーム部　今井 龍也氏

「作って終わりではなく、そこからが本番。社内の様々なニーズに沿った拡充・改修などはもちろんのこと、業務関連の生産性や利便性だけでなく、社員の気持ちの部分もサポートできるような「プレナビ」にしていきたいです。 」

総務本部 コーポレートコミュニケーション室 　竹下 卯乃氏

「Discoveries engage への社員のデータ登録の促進など、より多くの人を巻き込むための取り組みをすでに始めています。こういった動きをより効果的にするためには、より詳しいデータの収集・分析が重要ですので、ディスカッション産の今後のサポートに期待しています。」