ディスカバリーズ株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：島田祐一朗、以下「ディスカバリーズ」）は、住友電設株式会社（本社：大阪市、代表取締役社長：谷信、以下「住友電設」）における社内ポータルリプレイスと業務改善を支援し、「InSite」と「IntelliReport」の導入により利用率 250% を実現した事例を発表しました。
背景
総合エンジニアリング企業として、電気工事や情報通信工事をはじめとする設備工事事業をグローバルに展開する住友電設は、「IT グランドデザイン」と称した DX 計画を推進しています。
その推進の中で重要な役割を担う社内ポータルサイトのリプレイスを計画。住友電設では、これまで自社開発したポータルサイトを 20 年間運用してきました。
導入前の課題
- 利用率の課題：ポータルの利用率が伸び悩んでいて、重要な情報が伝わりにくい状況にあった
- 運用の負担：各部門が情報を掲載する際には、情報システム部に依頼をする必要があったため、各担当者の負担が増大するだけではなく、掲載までに時間を要していた
- インターフェイスの課題：小さな改修を繰り返してきたため、インターフェイスの改良が困難で、コンテンツの全体像の把握も難しい状況にあった
ポータルツールとしては、Microsoft 365 を導入していることから、SharePoint Online（以下、SharePoint）を活用することにしました。そこで、構築だけではなく、コンサルティングや伴走型の支援を提供できる IT ベンダーを探し、ディスカバリーズに依頼。誰でもサイトを作成できる柔軟性とデータの一元管理を兼ね備えた SharePoint の拡張ソリューション「InSite」を採用することに決定しました。
取り組み内容
「あるべきポータルサイトの姿とは？」という本質的な問いからプロジェクトをスタートさせ、単なるリプレイスにとどまらず、業務プロセスそのものの大幅な改善にもつながる取り組みを進めました。
ディスカバリーズの提供価値
- 企画フェーズ：的確な課題把握と解決策の提案。ヒアリングを通して課題を明確化し、単なるプラットフォームの切り替えではなく、課題やトレンドを踏まえた SharePoint と InSite を組み合わせた解決策を提案。
- 構築フェーズ：情報発信の容易化と検索性向上。直感的な操作と高品質なテンプレートにより、各部門の担当者が自ら洗練されたサイトを更新可能に。
- 運用フェーズ：継続的な支援。導入後も、掲載情報の提案や運用改善など伴走支援を継続。
*各部門で作成したポータルサイト*
さらに、リリース後の活用フェーズでは、社内ポータルの利用状況を可視化するために「IntelliReport」を導入。閲覧率やコンテンツの分析を通じて、データを根拠にした社内マーケティング施策を実施するなど、データドリブンな運用が進行しています。
利用率は 250% に。現場主体の情報発信体制に変化
導入前は約 25％ だった利用率が、InSite を導入し、現在では約 60％ に向上しました。
また、検索機能の追加や、InSite による視認性の高いデザインも功を奏し、現在では、現場も簡単にサイトを作って発信ができるように変化。日々現場が主体的に新しい情報を掲示板に投稿しています。
これにより、これまで情報発信を一挙に担っていた情報システム部門の負担も軽減され、現場の声や最新情報がタイムリーに発信できるようになり、組織全体のコミュニケーション活性化にもつながっています。
お客様コメント
企画フェーズと同様に、他社事例を踏まえて掲載すべき情報のご提案や、利用データや世間・会社の状況を踏まえたいま発信すべき情報のご提案など、運用についてもさまざまな改善施策をご提案いただいているのでとても心強いです。
（住友電設株式会社 情報システム部 主席 大西 慎一氏）