まだメール、使ってますか？Teamsでムダを省く、業務コミュニケーション

皆さんは一日何通のメールをやり取りしていますか？

様々な業務でのデジタル化や効率化が進む中、昔からなじみ深いメールでのコミュニケーションは今や業務の効率を落とす「ムダ」の多いものとなっています。そのムダを省き、業務の効率化を図るためのカギは、コミュニケーションの「手段」そのものを Microsoft Teams を始めとしたビジネスチャットツールへ切り替えることにあります。

こんなのあるある？メールでよくある「ムダ」

一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査（＊1）によると、メールを1通書き上げるのには およそ5分 かかっているということが分かっています。そして、同調査によると一日あたりのメール送信数の平均は11.59通。つまり、少なくとも1日1時間近い時間がメールに奪われてしまっているのです。これを従業員数300人程度の中小企業に置き換えれば、一日あたり300時間、金額にすると70.3万円の損失が生まれてしまっている計算になります。月に換算すれば、なんと約1,400万円です（＊2）。"数" × "時間" という観点のみならず、メールには多くのムダが潜んでいます。こんな場面に出くわしたことはないでしょうか？

• 何度やり取りしても冒頭は必ず「お疲れ様です。」という挨拶から始まり、「よろしくお願いします。」で締めくくられる
• 添付で共有したファイルが、いつの間にかバージョンが枝分かれして先祖返りしていた
• 「了解です」と伝える為だけにメールを一通作成（冒頭はもちろん「お疲れ様です。」）
• 添付ファイルを忘れたりCCに抜け漏れがあった場合はメールを再送
• 新しいメンバーへ過去のメールを転送 など

このような作業や手間も、実は Teams であればすべて不要。つまり、メールだからこそ起こる「ムダ」なのです。

挨拶やCCは不要！Teamsで、簡潔・素早いコミュニケーション

Teams を活用することで先述した「ムダ」をすべて省くことが出来、業務の大幅な効率化が期待できます。実際にある企業様では、メールから Teams への切り替えにより約10万通/月のメール削減に成功。1,950万円/月の削減効果を得ることが出来ました（＊3）。もう時間泥棒のメールとはおさらば。Teams を活用して、業務の生産性を高めませんか？

メールでは挨拶から始まる文章もチャットならすぐ本題に入れます。グループチャットやチームを活用することで毎回のCC追加も不要に。また、投稿内容は後から編集もできるため、添付漏れや誤字などもすぐに修正可能です。Teams にはチャットだけではなく、チームやメンション、個別の通知設定やユーザーのアクティビティなど、様々な機能があります。

メールの「ムダ」を見つけたら、それは業務効率を上げるための第一歩。Teams を活用して、よりよい働き方へと変革していきましょう。

＊1 一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2019　https://businessmail.or.jp/research/2019-result/
＊2 厚生労働省 令和元年賃金構造基本統計調査を基に、月収32.3万、賞与2か月分、年収450万として算出
＊3 10万通=50万分=8,333時間の削減。平均年収450万とした場合、時給2,343円で算出