こんにちは。ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
Teams 活用中級編の2回目は、研究開発部門における Teams の活用方法をご紹介します。
こんにちは。ディスカバリーズ コンサルタントの藤原です。
Teams 活用中級編の2回目は、研究開発部門における Teams の活用方法をご紹介します。
技術革新が求められる研究開発部門の現場では、最新情報を常に入手・共有でき、有効活用がしやすい環境が強く求められます。そこで今回は、ユーザー数250名の大手メーカーの研究開発部門を一例に取り上げて、研究員同士の情報共有とコミュニケーションを促進するために、Teamsがどんな役割を果たすのかを見ていきましょう。
この大手メーカーの研究開発部門で課題となっていたのは、技術情報や各研究員が持っているナレッジが十分に活用できていないことでした。調査の結果、多くの研究員同士が「人に聞く」ことで必要な情報を入手していることが明らかになりました。
これを解決するために、情報を蓄積・検索する目的では SharePoint で社内ポータルサイトを利用し、情報共有とコミュニケーションの手段としては、双方向かつオープンなやり取りが得意な Teams を利用することにしました。
ポータルサイトの利用ユーザー全員をメンバーとしたチームを作り、チャネルはポータルサイトのコンテンツからピックアップしたものを設定しました。
それぞれのチャネルの内容を詳しく見ていきましょう。
「01_検索」チャネル
SharePoint で作成したポータルサイトの検索コンテンツ（社内の研究資料や人材・スキル情報、マニュアルや業務報告書などがストックしてある場所を検索する）へのリンクをタブに設定しています。わざわざ SharePoint サイトにアクセスする手間をかけずに、Teams 上から SharePoint サイトの検索が出来るため思考が中断されません。また、Teams のチャネルで質問や会話しながら情報検索できるため、ポータルサイトを単独で使うよりも幅広く情報を集めることができます。
「02_最新情報」チャネル
予めチャネルに登録したWebサイトのRSSがスレッドに流れます。最新の市場の動きをタイムリーに取得し、チーム内で共有することができます。
「03_製品・技術系質問」チャネル
製品や技術についての質問をやり取りするためのチャネルです。ポータルサイト上で質問を投稿しても、サイトを見る人が少なければ質問への回答が滞ってしまう可能性があります。投稿を知らせる通知が必ず飛ぶよう予め設定した上でチャネルに質問を投稿すれば、メンバーからのよりスピーディーな反応が期待できます。また、ポータルサイトの「過去の質問・回答集」コンテンツのリンクをタブに貼れば、チャネル上からサイトに蓄積された情報にアクセスできます。
「04_こんな人いませんか？」チャネル
特定のスキルやナレッジ、顧客情報などを持った人を社内で探すためのチャネルです。目当ての人がダイレクトに反応しなかった場合でも、「○○さんなら知っているかも」といった具合に他メンバーの助けなどの連携が生まれて、スピーディーに望む情報が手に入るようになります。
「05_今日のひとこと」チャネル
チームの担当者による「豆知識」や「つぶやき」が毎日投稿されるチャネルです。研究テーマに直接関係のある内容なら情報共有に、ちょっと息抜きできるような内容ならブレイク替わりに、その日の内容に応じて楽しめるチャネルです。
「06_アイデア」チャネル
研究中のテーマやクライアントからの依頼などに対して、メンバーからアイデアを集めるチャネルです。目的が定まった具体的な案を募るばかりではなく、「こんなイメージ実現できる？」といったような漠然とした質問でも、気軽にチャットで投稿できるのは Teams の強みです。
今回は、Teams が得意とする「双方向でオープンなやり取り」、そして SharePoint が得意とする「情報の蓄積・検索性」というそれぞれの性質を活かした上で、Teams を「各種ツール、情報ソースのハブ」として活用した事例をご紹介しました。過去の実績を活かして新たな発見につなげるために、研究開発職の方には是非実践していただきたい使い方です。また、このように各ツールの「いいところ取り」をしつつ、一か所で情報を管理する方法は、Office365 製品の使い分けの観点からも参考にしてください。
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