【Notes から SharePoint への移行 vol.1】SharePoint の強みを知る
ディスカバリーズ コンサルタントの大野です。
当社に寄せられるご相談の多くは、「現行の情報共有基盤を SharePoint に移行したい」というものですが、現行の基盤に「Lotus Notes（以降 Notes と記載）」をお使いの会社様は非常に多く、Notes から SharePoint への移行プロジェクトは、毎年の恒例行事となっております。本ブログでは、様々な事例から得た経験をもとに、Notes から SharePoint への情報共有基盤の移行を成功させるためのノウハウを、「Notes 移行エンジニア」ではなく「社内情報共有のコンサルタント」ならではの視点でお伝えしていきます。
第1回目のテーマは「SharePoint の強みを知る」です。
Notes から SharePoint への移行プロジェクトにおいて、システム要件を詰める過程でお客様から度々挙がるのが、「どうして Notes で実現できていたことが SharePoint ではできないのか」という声です。答えは非常にシンプルで「製品の強みが異なるから」です。SharePoint も Notes も「情報共有」を目的としたツールであることは共通していますが、製品の強みはまったく異なります。SharePoint で情報共有環境を構築する場合は、Notes と SharePoint それぞれの特徴の違いを知り、SharePoint ならではの強みを生かした導入方針を検討する必要があります。
Notes の特徴を見ていきましょう。
Notes は「ユーザー部門だけでグループウェアシステムの構築が出来る」ことが強みのシステムです。そのため、カスタマイズ性が非常に高く、ユーザーの開発プラットフォームとしての側面が強いのが特徴です。Notes では、ユーザーが自分専用のワークスペースに自由に表示するアイコンを設定できますし、各部門側で業務に合わせた独自の掲示板を立ち上げたりワークフローを構築したり、といったことが比較的容易に行えますので、個人や部門単位での業務効率を上げやすいというメリットがあります。しかしその一方で、利用が進むにつれて会社全体のガバナンスが効かせにくく、全体最適化が困難になるというデメリットもあります。
一方で SharePoint は「発信者側でシステム全体の統制が取りやすい」という特徴があります。SharePoint で情報共有を行うためには、まずベースとなるサイトを作成する必要があるのですが、通常はその権限は特定のシステム管理者にしか開放しないため、エンドユーザーや各部門が自由にサイトを作成する、ということはまず不可能です。また、サイト内にコンテンツを作る場合も、上位ユーザーから権限移譲されたユーザーにしか実施することができず、効果的に利用できる仕組みを作るためにはそれなりの知識も必要です。
つまり、SharePoint でサイトを作る作業は、Notes 上でDBを1つ作る作業に比べ、非常に手間がかかるうえに作業できるユーザーもかなり限定されることになります。また機能面においても、SharePoint は複雑なワークフローやカスタマイズが必要とされるシステムの実現には適していません。しかし裏を返せば、管理者が知りえないところで勝手にサイトが作られたり、基盤全体に影響を及ぼすような複雑な処理を搭載したアプリが無断で作成されたり、ということが起こりにくいため、情報共有環境全体としての統制が取りやすく、ガバナンスも効かせやすいとも言えます。
整理すると
Notes はボトムアップの要望に応えることに適したシステムであるのに対し、SharePoint はトップダウンの方針に沿った情報共有環境を実現できるシステムであり、それが SharePoint の強みといえます。この強みを活かすためには、運営側となる部門が、導入時にいかに明確に情報共有環境の全体像を描き、その実現に向けて強い推進力を発揮できるか、が重要となります。Notes を廃止することで、ユーザーにとっては、これまで自由にできていたことができなくなるシーンが増えるため、それなりの反発が起こります。しかし、会社として新たな情報共有基盤を導入するに至った理由や、自社の情報共有環境の目指す将来像が腹落ちし、納得できる内容であれば、ユーザーは一定の理解を示してくれるでしょう。
ディスカバリーズでは、社内の情報共有環境が目指す方向（"コンセプト"）づくりや、成功指標（"KPI"）の策定、それを実現するための中長期的な作業計画（"ロードマップ"）の作成、構築・運用支援、利用状況の分析と改善施策の提案まで、幅広いご支援を行っています。自社の情報共有のあるべき姿を具体化し、Notes からの移行プロジェクトをスムーズに進めたいお客様は、ぜひご相談ください。
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