SharePoint のハブ サイトで社内ポータルの検索性を飛躍的に向上させる仕組みとは

複数SharePoint サイト利用時の課題

事業部ポータルや部門サイトなど、SharePoint サイトが増えるほどに情報を探すのが大変になっていきます。さらに各サイトそれぞれのサイトに投稿されるファイルやニュースが増えていくと、「ほしいファイルが、どのサイトにあるか分からない」「複数の部門サイトにアクセスして情報収集するのは、時間がかかりすぎる」「社内ポータルにはアクセスするが、配下のサイトに日々注意を払う時間がない」という課題が出てきます。

つまり、「ニュースを見る／ファイルを検索する／ファイルを閲覧する」といった作業を行いたい場合に、「社内ポータルサイト／部門ポータルサイト／ヘルプデスクサイト」など、複数サイトを開くことになり、情報検索に時間がかかるようになってしまうのです。この課題を解決するのがハブ サイトの利用です。社内ポータルをハブ サイト化することで、

• 社内ポータル上から、各部門の最新ニュースや資料を閲覧する
• 社内ポータル上から、各部門サイトの情報をまとめて検索する
• 社内ポータル上から、文書管理サイトに登録された提案書やマニュアルを検索する
• 社内ポータル上から、ヘルプデスクサイトに登録されているQAを検索する

といった事ができるようになります。

情報の検索性を高めるハブ サイトの効果

ハブ サイトを利用すると、関連付けられた全ての各部門サイトのファイルやニュースが「検索」対象となり、横断的に閲覧・検索できるようになります。そのため、情報をすぐ探せる人、まだ不慣れで情報検索に時間がかかる人、といった情報検索のリテラシーに依存することなく、全ての従業員が必要な情報に効率よくアクセスできるようになります。

各部門サイトの新着情報はハブ サイトに「集約」されて表示させることができます。そのため各部門サイトにアクセスすることなく、それぞれの活動に自然と目がいくようになります。これにより連携のアイデアが出やすく、部門間のコラボレーションが進む効果も期待できます。部門サイトに加えて、社内文書管理サイトやヘルプデスクサイトなどもハブ サイトと関連付けておけば、提案書や企画書などのナレッジや、規定書やマニュアルなどの公式文書、さらに社内FAQにもすぐアクセスできるため、情報の利用が進みます。

複数 SharePoint サイトの関連付け

ハブ サイトを利用すると、サイト間の関連付けを「親サイトとサブサイト」ではなく複数のサイトコレクションを「ハブ サイトとの関連付け」として設定することができます。サイト間の関連付けは、必要に応じて付け替える事ができます。

関連付けを行う為のサイト設計、および関連付け方法は 「ハブ サイトによるブランディング効果」 を参照ください。

図のように、関連付けを行っておくと、「全社ポータルサイト」上から、関連付けされた各サイトのニュースやファイルを権限に応じて表示する事ができます。

複数のサイトをまたいだファイルの共有

SharePoint では「強調表示されたコンテンツ」というWebパーツが標準で用意されており、サイト上のファイルを "ドキュメントの種類" での絞込みや、"人気順"、"更新日時順" で表示する事ができます。このWebパーツをハブ サイト化したサイト上で利用すると、権限に応じてハブ サイトに関連付けられているサイトのコンテンツを動的に照会する事が可能になります。権限の異なるAさん・Bさんでは、表示されるコンテンツが変わります。

複数のサイトをまたいだニュースの共有

SharePoint では「ニュース」というWebパーツが標準で用意されており、サイト上のニュースをリスト表示や横並び、カルーセルなど、様々な方法で表示する事ができます。このWebパーツをハブ サイト化したサイト上で利用すると、権限に応じてハブ サイトに関連付けられているサイトのニュースを動的に照会する事が可能になります。

複数のサイトをまたいだファイルの検索

SharePoint の検索機能では、サイトコレクションと、その配下にあるサブサイトからファイルなどのコンテンツを検索する事ができます。この検索機能をハブ サイト化したサイト上で利用すると、権限に応じてハブ サイト自身のコンテンツとハブ サイトに関連付けされているサイトのコンテンツを検索する事が可能になります。

これまでの機能紹介を踏まえて

今まで部署やプロジェクト、地域などでそれぞれが SharePoint サイトを持ちたい場合、各サイトを階層構造でサブサイトとして作成する事が多くありましたが、モダンUIになってからはサイトコレクションを1つのサイトとして作成する考え方が主流になってきました。しかし、それぞれをサイトコレクションでサイト作成してしまうと

• サイト間を跨いだファイルの検索が行えない
• グローバルナビゲーションが利用出来ない
• マスターページで設定したサイトカラーが適用されない
• 各サイトに統一感がない
• クラシックの様にサイトをテンプレート化して新しいサイトの作成ができない

といった課題が出てしまいます。この課題を、SharePoint の「ハブ サイト」と InSite の「組織テンプレート」を組み合わせる事により解決する事ができます。

社内ポータルの落とし穴

しかし、全てのサイトを関連付け、すぐにアクセスできる状況を作ったとしても、社員が使いやすいと感じ、実際に利用しないと意味がありません。利用されるサイトにするためには、視認性の高いサイトを一からデザイン・構築し、運用していく必要がありますが、膨大な時間と費用がかかってしまいます。

テンプレートを活用し、手間をかけずに簡単にハブ サイトを作る方法

そこで、Discoveries InSite で提供している、情報の資産価値を高める「InSite 文書管理」やチャットボット搭載型の「InSite ヘルプデスク」を活用すれば、分かりやすく運用のしやすいテンプレートを用いて、簡単にアクセスしやすいサイトを作成することが可能です。

ディスカバリーズでは、長年の知見をもとに、SharePoint での社内ポータル作成に関するサポートや、構築・運営に関する伴走型のご支援を行っています。今お困りのことがありましたら、些細な事でも構いませんのでお気軽に お問い合わせ ください。